Cập nhật hình ảnh tự động trong Word

Last updated: 4 years ago

Nếu bạn là nhân viên chăm sóc khách hàng, phụ trách mảng viết tài liệu hướng dẫn, minh họa cách sử dụng sản phẩm cho công ty, hoặc là phần mềm, hoặc là quy trình nghiệp vụ thì chắc hẳn bạn luôn phải đối mặt với việc tài liệu của bạn thường xuyên bị thay đổi.

Điều này cũng dễ hiểu, một khi yêu cầu của khách hàng thay đổi, sản phẩm của công ty cũng phải thay đổi theo để hoàn thiện, dẫn đến tài liệu của bạn cũng phải được tinh chỉnh lại cho phù hợp với hiện tại.

Ảnh nhúng

Một trong những việc làm bạn mất thời gian nhất đó là cập nhật lại các hình ảnh trong tài liệu. Mặc định trong Word, khi chèn ảnh, nội dung của ảnh sẽ được nhúng trực tiếp vào trong dữ liệu của Word.

Điều này có lợi là không cần phải lưu trữ file ảnh riêng, chỉ cần có file word là xem được cả nội dung lẫn hình ảnh. Tuy nhiên, lợi ích này có thể gây bất lợi cho bạn, mỗi khi cần thay đổi ảnh, bạn phải xóa và chèn lại bằng tay, canh chỉnh lại kích thước của từng hình trong tài liệu.

Nếu tài liệu ngắn thì không sao, nhưng tài liệu vài trăm trang có thể làm bạn mất cả ngày. Nếu bạn đang ở trong hoàn cảnh tương tự, bài viết này sẽ giúp bạn khắc phục điều đó.

Ảnh liên kết

Thay vì nhúng ảnh vào file word, bạn có thể chèn ảnh như một liên kết giống như hình ảnh được liên kết trong các trang web html vậy. Bạn chỉ cần tạo thư mục chứa các ảnh liên quan, khi cần thay đổi, bạn chỉ việc cập nhật lại ảnh trong thư mục thì file word tự động thay đổi theo.

Cách thực hiện như sau. Trên menu, bạn chọn nút Insert > Picture để chèn hình ảnh mới.

Khi hộp thoại chọn file hiện ra, bạn chọn một tấm hình bằng cách click một cái, nhớ là một cái thôi. Sau đó, thay vì nhấn Insert, bạn mở rộng nút này ra và chọn “Link to file”. Đó là tính năng đã bị bạn đã bỏ qua bấy lâu nay đấy.

“Link to file” vs “Insert and Link”

Link to file có cái dở là nếu khách hàng không có file ảnh của bạn thì sẽ không xem được ảnh. Hoặc khi bạn thay đổi thư mục lưu ảnh cũng sẽ bị lỗi này.

Đó là lý do Microsoft cung cấp thêm tính năng gọi là “Insert and Link”, nó vẫn là ảnh liên kết, vẫn sẽ tự động thay đổi khi bạn thay đổi file ảnh, nhưng sẽ nhúng thêm một ảnh backup để cho xem được ảnh nếu không có file.

Tự động refresh

Để minh họa cho bạn thấy sự tiện lợi của chèn ảnh bằng liên kết, mình sẽ dùng thử một ảnh đại diện cho “logo công ty”, chèn vào trong word, có thể resize canh chỉnh lại tùy ý.

Trong thư mục “hinh-anh”, giả sử có file gọi là “logo-cong-ty.jpg”.

Sau đó giả sử mình cần cập nhật lại logo này cho tất cả các tài liệu của công ty (100 file word chẳng hạn), mình chỉ cần cập nhật lại file hình trong thư mục là được, tự động các file word sẽ thay đổi theo.

Vào lại thư mục “hinh-anh”, thử chỉnh sửa file “logo-cong-ty.jpg” bằng paint chẳng hạn (có thể click phải, chọn Edit).

Sau khi thực hiện các thao tác trên, bạn vẫn không thấy có gì thay đổi? Đừng lo lắng, hãy tắt tất cả file word đi, đảm bảo không còn file word nào trên toolbar nhé, save lại cho an toàn. Sau đó mở lại file word xem nào.

Bạn cần phải tắt mở lại thì Word mới update lại liên kết, ngược lại nó vẫn đang hiển thị bản sao của hình ảnh mà thôi. Sau khi mở ra lại, bạn sẽ thấy rằng, logo test của chúng ta đã được tự động cập nhật theo file ảnh trong thư mục, giữ nguyên tỉ lệ mà bạn đã resize, canh chỉnh, rất hay phải không nào.

Nếu bạn không muốn tắt mở lại thì có thể click lên tấm hình trong word và nhấn F9. Tuy nhiên cách này chỉ refresh được 1 tấm, còn các tấm khác vẫn là hình cũ, bạn sẽ mất thời gian F9 cho từng tấm.

Tốt nhất là cứ tắt hết mở lại, hoặc bạn cứ đọc tiếp sẽ biết cách khác hay hơn rất nhiều.

Copy hình ảnh liên kết

Cho dù cho bạn có copy ảnh liên kết này, dán vào 50 lần ở vị trí khác nhau trong tài liệu, đều sẽ được cập nhật tất cả nên có thể yên tâm. Trước đây bạn cần phải tự mình thay đổi 50 lần thì bây giờ chỉ cần mất một lần mà thôi.

Gửi tài liệu cho khách hàng

Giải pháp tốt nhất là bạn hãy xuất file pdf để đảm bảo khách hàng có thể xem được ảnh dù ảnh này nằm trên máy của bạn.

Di chuyển file word

Miễn là thư mục hình ảnh của bạn không thay đổi đường dẫn, thì file word của bạn dù copy hay di chuyển đi đâu trong máy của bạn, vẫn hiển thị tốt hình ảnh.

Di chuyển thư mục ảnh

Nếu đổi ngược lại, bạn cần sắp xếp lại các thư mục ảnh, thay đổi vị trí của thư mục thì sao. Chắc chắn sẽ bị mất ảnh, ảnh không còn hiển thị trong file word nữa. Vậy thì phải làm sao? Bạn xem phần Edit link to files sẽ rõ. Mình sẽ chỉ cho bạn cách cập nhật lại.

Edit link to files

Update now

Cho phép bạn không cần tắt mở lại file word mà vẫn có thể update lại được ảnh. Bạn có thể chọn 1 ảnh hoặc chọn 1 lúc nhiều ảnh bằng cách nhấn thêm nút control hoặc shift rồi click chọn ảnh. Sau đó chọn Update now, tất cả ảnh trong file sẽ được cập nhật lại tất tần tật. Cách này rõ ràng hay hơn nhấn F9 hoặc tắt mở lại, rất tiện.

Break link

Chức năng này dùng để xóa bỏ liên kết trong file word, nghĩa là mất luôn hình ảnh, nên phải cẩn thận.

Change source

Nếu bạn lỡ thay đổi folder ảnh sang ổ đĩa khác, bạn dùng tính năng change source này để cập nhật lại là xong. Bạn chỉ có thể cập nhật từng tấm chứ không cập nhật hết một lần được. Nhìn vào mục Source file sẽ cho bạn biết tên cần so sánh. Sau khi update, bạn chỉ việc nhấn OK là mọi thứ lại đâu vào đó. 

Save picture in document

Tính năng này cho phép bạn chuyển các hình ảnh từ liên kết sang dạng nhúng, tức là lúc này hình ảnh sẽ được nhúng trực tiếp vào file word trước khi chuyển cho khách hàng.

Xuất ảnh từ word

Nếu như trước giờ, bạn toàn dùng ảnh nhúng, bạn có thể xuất toàn bộ hình ảnh trong word ra thư mục dưới dạng các file. Mình cá là bạn chưa biết cái này.

Giả sử bạn có file word tên là “tai-lieu.docx”. Bạn có thể rename lại thành “tai-lieu.docx.zip” (nhớ backup lại file word). Sau đó mở nó ra bằng winrar, mở tiếp thư mục gọi là word hoặc document, bạn sẽ thấy có folder gọi là media. Lúc này chỉ việc extract (xuất) hết file hình ra.

Mẹo này chỉ làm được với file *.docx thôi, còn *.doc thì không.

   

Lời kết

Để tiện quản lý tài liệu, bạn nên tổ chức thư mục sao cho hợp lý. Tốt nhất là có 1 thư mục ảnh dùng chung cho tất cả. Khách hàng khác nhau thì có thư mục riêng, nhưng tài liệu vẫn dùng ảnh chung. Khi cần giao cho khách hàng, bạn chỉ việc “copy ra”, update lại hình ảnh là xong.

Tên file nên đặt có ý nghĩa để dễ tìm kiếm và update lại sau này, tránh đặt theo kiểu 1.jpg, 2.jpg, đến lúc tìm lại mất thời gian. Nên đặt dạng logo.jpg, mỗi khách hàng 1 folder riêng để chứa cái logo.jpg này thì còn gì bằng.

Các khách hàng tuy khác nhau, nhưng tên file nên đặt giống nhau, bỏ vào các folder khác nhau để cập nhật 1 lần cho tiện bằng chức năng Edit link.

Nếu bạn có thắc mắc gì, hãy comment lại bên dưới. Nếu bạn thích bài viết này, hãy like hoặc share bạn nhé.

jumpie-adventure

Latest post
thumbnail thumbnail thumbnail thumbnail