Hướng dẫn cấu hình mail client

Last updated: 3 years ago

Bạn có biết phần mềm mail client là gì không và tại sao ta lại cần nó?

Mỗi người đều có cho mình một hoặc nhiều tài khoản email. Phổ biến nhất có lẽ là gmail rồi đến yahoo, sau đó là các email có dạng tên miền nào đó như myname@domain.com. Tùy theo tính chất công việc, bạn khó tránh khỏi có nhiều hơn một tài khoản mail.

Webmail

Cách quản lý mail thông thường là đăng nhập thông qua trình duyệt web (chrome, firefox, opera, …) và thực hiện tất cả các thao tác gửi mail, nhận mail thông qua đó.

Tuy nhiên trình duyệt web không được coi là một mail client vì nó chỉ có thể quản lý mail cho riêng một domain nào đó. Trái lại, phần mềm mail client cho phép bạn quản lý tập trung cùng lúc nhiều tài khoản mail, tổ chức và sắp xếp mail rất hiệu quả.

Các phần mềm mail client phổ biến hiện nay bao gồm:

  • Microsoft Outlook
  • Thunderbird
  • Eudora GNUMail

Cách thiết lập mail client

Chỉ cần nắm vững các thuật ngữ và nguyên tắc cấu hình cơ bản, bạn có thể cấu hình dễ dàng trên nhiều phần mềm mail client không chỉ riêng MS outlook bởi tất cả các phần mềm này đều tuân thủ theo các qui ước sau.

POP3, IMAP và Exchange

Có 3 loại tài khoản mail phổ biến là POP3, IMAP và Microsoft Exchange. Đây thực chất là các giao thức gửi nhận mail. Phổ biến nhất là POP (Post Office Protocol), sau đó mới đến IMAP (Internet Message Access Protocol).

POP sẽ tải email về máy và xóa luôn trên server nhưng cho phép bạn giữ lại một bản sao trên server nếu muốn.

Bạn chỉ có thể sử dụng duy nhất một máy tính để quản lý các mail bằng giao thức POP vì các mail mà bạn gửi sẽ nằm trên máy của bạn, các mail bạn nhận sẽ tải về máy, giữ lại 1 bản sao trên server.

Vì vậy POP không phải là lựa chọn khi bạn cần dùng trên nhiều thiết bị. Chẳng hạn khi cần cài lại máy hoặc sử dụng một thiết bị khác như máy tính bảng, bạn có thể không nhìn thấy các mail đã gửi, đã nhận một cách đầy đủ.

IMAP ra đời sau POP và khắc phục các nhược điểm của POP. Toàn bộ mail được lưu trữ trên server chứ không tải về về máy như POP. Nhờ đó các mail đã gửi và đã nhận đều được nhìn thấy trên laptop, máy tính bảng, điện thoại di động.

SMTP, POP3

  • SMTP: còn gọi là outgoing mail server, địa chỉ thường có dạng smtp.domain.com hoặc mail.domain.com hoặc là địa chỉ ip, port mặc định là 25 (không có mã hóa), hoặc 587 (dùng mã hóa TLS), hoặc là 465 (dùng mã hóa SSL).
  • POP3: còn gọi là incoming mail server, thường có dạng pop3.domain.com hoặc mail.domain.com hoặc là địa chỉ ip, port mặc định là 110 (không có mã hóa), nếu mã hóa với SSL thì port sẽ là 995, còn TLS vẫn là 110.
  • Tài khoản, account, username, email address: nếu cấu hình không thành công, bạn hãy viết ở dạng đầy đủ là username@domain.com, chắc chắn sẽ được.
  • SPA: Secure Password Authentication. Nếu server mail của bạn yêu cầu chứng thực thêm, bạn sẽ check vào mục này.

Microsoft Outlook là gì

Đây là một tiện ích quản lý mail miễn phí đi kèm trong bộ Microsoft Office. Chỉ cần đọc kỹ nội dung trong bài viết, bạn sẽ dễ dàng cấu hình outlook cũng như các phần mềm mail client khác.

  • Chọn Add Account để thêm tài khoản mail mới.
  • Chọn Manual setup or additional server types: tùy chọn này cho bạn thiết lập chi tiết loại tài khoản là POP, IMAP hay Exchange và nhiều thứ khác.
  • Chọn More settings để thiết lập thêm
  • Nếu server của bạn yêu cầu chứng thực mỗi khi gửi mail thì check vào mục My outgoing server (SMTP) requires authentication. Còn không chắc thì không check.
  • Nên check vào mục Leave a copy of messages on the server để giữ lại 1 bản sao trên server đối với thư đến. Còn thư gửi thì chú ý là chỉ nằm trên máy bạn mà thôi.

Sau khi thiết lập, bạn có thể click vào nút Test account settings, nếu thành công, bạn sẽ nhận được 1 email test do outlook gửi đến. Tiến hành test gửi đi để đảm bảo đã cấu hình thành công nhé.

Thay đổi vị trí mặc định của outlook data

Mặc định thì file pst sẽ được lưu ở thư mục Users > tên tài khoản > My documents > Outlook files. Nếu bạn cần cài lại hệ điều hành mà quên backup thì rất là phiền. Vậy nên hãy áp dụng các bước sau để thay đổi nơi lưu mặc định này nhé.

  • Thoát outlook
  • Vào vị trí mặc định lưu file của outlook. Nếu bạn muốn tìm ra nó dễ dàng thì có thể vào account settings > tab Data files sẽ có nút Open file location
  • Copy các file pst này và chép vào thư mục mới, hãy backup lại 1 bản để khi cần thì có thể phục hồi được nhé.
  • Mở outlook lại, bạn sẽ thấy Outlook phàn nàn không tìm thấy các file của nó và yêu cầu bạn chọn lại nơi lưu mới
  • Sau khi mọi thứ hoàn thành, bạn sẽ gặp lỗi không thể send/receive bình thường: "Outlook data file cannot be accessed"

Lỗi này xuất hiện do mất liên kết thư mục inbox, bạn fix bằng cách sau

  • Trong account settings, chọn tab Email
  • Chọn tài khoản bị lỗi send/receive, sau đó click nút Change folder, chẳng hạn myaccount@domain.com
  • Chọn New outlook data file, bạn đặt tên file mới là tmp-myaccount@domain.com
  • Sau đó chọn folder inbox của data file vừa mới tạo, click OK
  • Lúc này bạn sẽ thấy xuất hiện đường dẫn mới tại bên dưới chữ change folder, khoan hãy đóng lại
  • Tiếp tục change folder lần nữa, lần này chọn đúng folder inbox của tài khoản của bạn là myaccount@domain.com nhé

Thủ thuật này sẽ giúp outlook cập nhật lại nơi tìm thư mục inbox trong file data ở vị trí mới thay vì ở vị trí cũ. Sau đó bạn có thể Send/Receive lại bình thường được rồi đấy.

Quản lý nhiều tài khoản trong outlook

Outlook cho phép quản lý nhiều tài khoản cùng 1 lúc. Bạn có thể làm như sau

  • Vào control panel của windows, chọn icon có biểu tượng Mail
  • Tạo 1 profile mới, chú ý là profile chứ không phải mail nhé. Vì 1 profile ta sẽ tạo nhiều tài khoản mail trong đó
  • Tiến hành cấu hình mail bình thường
  • Trước khi click nút finish thì add thêm các tài khoản mail khác cho profile đang tạo

Bằng cách này, khi sử dụng profile, outlook sẽ hiển thị tất cả tài khoản mail cho bạn. Bạn có thể nhận mail mới của tất cả tài khoản mà không cần thoát ra đăng nhập lại nữa.

Cấu hình mail trên di động

Tất cả thiết bị di động hiện nay đều có phần mềm mail client, dù đó là Android hay iOS, bạn sẽ nhìn thấy một ứng dụng có biểu tượng mail. Cách thiết lập tương tự như trong bài đã viết.

Hãy share bài viết nếu bạn thấy hay nhé!

jumpie-adventure

Latest post
thumbnail thumbnail thumbnail thumbnail