Hướng dẫn thuyết trình bằng powerpoint

Last updated: 4 years ago

Powerpoint là phần mềm trình diễn phổ biến nằm trong bộ ứng dụng văn phòng Microsoft Office. Bạn có thể sử dụng powerpoint cho nhiều mục đích khác nhau như thuyết trình đề tài, demo sản phẩm, dạy học, rất nhiều ứng dụng thực tiễn khác có thể làm được bằng powerpoint.

Powerpoint hỗ trợ soạn thảo nội dung đa phương tiện bao gồm cả âm thanh và hình ảnh nên việc tạo ra một video clip hoặc buổi học tiếng Anh là khá dễ dàng.

Bài viết này sẽ hướng dẫn cho bạn cách soạn slide bằng 2 bước đơn giản:

  • Chuẩn bị nội dung present
  • Thao tác cơ bản trong powerpoint

Nguyên tắc thiết kế present

Dù bạn còn đang đi học hay đã đi làm thì yêu cầu thuyết trình về một đề tài nào đó là yêu cầu bắt buộc mà bạn thường xuyên phải làm. Nắm vững nguyên tắc sau sẽ giúp bạn làm powerpoint chuyên nghiệp hơn, không còn cảm thấy khó khăn mỗi khi làm present nữa.

Xác định chủ đề

Buổi thuyết trình không thể thiếu chủ đề trọng tâm, do vậy việc đầu tiên bạn cần làm là ghi ra chủ đề chính cho buổi present này là gì. Xác định rõ chủ đề giúp bạn không bị sao lãng về nội dung và bố cục khi trình bày các nội dung tiếp theo.

Chẳng hạn, chủ đề cho buổi thuyết trình có thể là:

  • An toàn giao thông trong học đường
  • Vệ sinh an toàn thực phẩm
  • Hệ thống quản lý chất lượng

Xây dựng nội dung chính

Khi bắt tay vào tạo slide powerpoint, nhiều bạn gặp khó khăn, bí ý tưởng. Đó là do không xác định được nội dung cần trình bày. Hãy liệt kê ra giấy hoặc bất kỳ đâu nội dung chính mà bạn muốn giới thiệu, muốn nói trong buổi thuyết trình.

Mỗi chủ đề sẽ có một hoặc nhiều ý chính. Một khi bạn đã xác định nội dung chính, mọi việc bắt đầu trở nên dễ dàng hơn cho bạn rồi đó. Khoan hãy đề cập chi tiết ở giai đoạn này vì dễ làm bạn bị rối. Ví dụ:

  • Giới thiệu về công ty, tổ chức
  • Giới thiệu về khách hàng, đối tác, quy mô hoạt động
  • Giới thiệu sản phẩm chủ lực
  • Đặc điểm chính của sản phẩm

Nguyên tắc 5 dòng

Powerpoint thuyết trình khác với Word, không bao giờ ghi hết toàn bộ nội dung chi tiết vào slide. Khi thuyết trình, người trình bày sẽ “nói bằng miệng” toàn bộ chi tiết này, nhờ đó buổi thuyết trình trở nên sinh động, có sức thuyết phục.

Đi dự hội thảo, tham gia buổi thuyết trình, người dự chủ yếu chỉ nghe và nhìn chứ không “đọc”. Họ muốn nghe bạn nói, xem cách bạn trình bày chứ không thích tự mình đọc hết nội dung trên slide vì không phải ai cũng có thời gian hoặc vị trí ngồi tốt nhất để đọc được hết được những gì bạn viết.

Do đó bạn cần ghi nhớ nguyên tắc sau:

  • Mỗi ý chính có từ một đến nhiều slide
  • Mỗi slide chỉ có tối đa 5 dòng mà thôi.

Trong trường hợp bạn có nhiều nội dung muốn trình bày hơn thì sao? Bạn đơn giản chia nó thành nhiều slide hơn và vẫn giữ nguyên tắc 5 dòng này. Chọn lọc nội dung, ngôn từ thật cô đọng và xúc tích. Bạn có thể thay thế một mớ chữ dài ngoằng bằng hình ảnh, biểu đồ. Việc còn lại để dành cho người diễn thuyết nói.

Ví dụ: Quy mô hoạt động

Chỉ cần 4 từ nói về quy mô hoạt động, người thuyết trình có thể nói cả buổi cũng không hết. Họ sẽ trình bày chi tiết bằng lời nói, bằng hình ảnh.

Trình bày nội dung chi tiết

Với nội dung chính bạn đã tìm được ở trên và 5 dòng mỗi slide bạn đã cô đọng được, hãy bắt đầu ghi nội dung chi tiết ra giấy hoặc file text, file word chứ không ghi vào slide.

Toàn bộ nội dung chi tiết này sẽ dành cho người nói, có thể gồm bao nhiêu trang cũng được, 3 trang, 5 trang, thậm chí 100 trang tùy thời lượng của buổi thuyết trình.

Họ có thể học thuộc lòng, hoặc dài quá thì có thể mang theo trong buổi thuyết trình để nói chi tiết về các mục cần trình bày trong slide.

Ví dụ: trên slide trình chiếu hiển thị dòng “Tầm nhìn và chiến lược”, người thuyết trình nhìn xuống hội trường rồi bắt đầu cuối xuống, liếc nhìn đâu đó vào tài liệu rồi ngước lên, bắt đầu diễn thuyết “um um…với sản phẩm chủ lực của mình, chúng tôi đặt chiến lược…với tầm nhìn đến 20 năm…”

Cách sử dụng powerpoint

Phần này là nội dung căn bản, dành cho các bạn chưa sử dụng hoặc mới sử dụng powerpoint lần đầu.

Khởi động powerpoint

Bạn chọn Start > All programs > Microsoft Office > Click chọn Powerpoint.

Chọn themes

Powerpoint cung cấp sẵn cho bạn một vài mẫu theme giúp bạn bố cục nội dung của slide đẹp và nhanh hơn làm thủ công. Nếu có thời gian, bạn vẫn có thể tự tạo cho mình một theme powerpoint từ đầu.

Bạn chọn Design > chọn một trong các theme có sẵn.

Gợi ý: bạn hãy soạn nội dung xong hết rồi hãy chỉnh font chữ, màu chữ, bằng cách này, bạn sẽ tạo slide nhanh hơn.

Tạo slide mới

Có nhiều cách tạo một slide mới lắm, bạn có thể dùng một trong các cách sau:

  • Chọn new slide trên menu
  • Click phải lên danh sách slide, chọn new slide
  • Hoặc chọn một slide bên danh sách, rồi nhấn enter

Cấu trúc một slide

Mỗi slide thường bao gồm các phần:

  • Tiêu đề
  • Nội dung chính
    Header, Footer

Bạn có thể dán các ý chính của mỗi slide đã soạn sẵn ở phần chuẩn bị nội dung vào slide, canh chỉnh bố cục sao cho khoảng cách của nội dung đều và vừa vặn một slide.
Header và Footer có sẵn đôi khi không đáp ứng được nhu cầu của bạn, lúc này, bạn chọn Insert, chèn thêm textbox để tùy biến nội dung cho header, footer. Nội dung ở header, footer thường là nội dung phụ như chú thích, phụ lục, thông tin liên hệ, một icon chuyển sang trang mới,…

Align - Distribute

Trong quá trình tạo slide powerpoint, bạn có thể sử dụng các tính năng align và distribute để canh thẳng hàng và phân bố đều các nội dung.

Align cho phép canh thẳng hàng các mục đang chọn, nếu bạn để ý biểu tượng của align left, bạn sẽ hiểu cách các vật được bố trí thẳng hàng về bên trái. Tương tự cho các loại align khác.

Khi cần tạo khoảng cách đều nhau giữa phần theo chiều dọc, chiều ngang, bạn có thể dùng Distribute horizontally và vertically.

  • Bring to font cho phép mục này hiển thị lên trên cùng, bên trên các mục khác.
  • Bring forward tương tự như bring to font nhưng chỉ lên trên 1 cấp.
  • Send to back thì ngược lại, cho phép một mục hiển thị dưới cùng, bên dưới các mục khác.
  • Send backward chỉ xuống dưới một cấp.

Chèn hình ảnh, âm thanh

Ngoài văn bản, bạn có thể chèn thêm hình ảnh và âm thanh để nội dung slide thêm sinh động. Tuy nhiên tùy thuộc chủ đề thuyết trình mà có thể không cần có âm thanh.

Bạn chọn menu Insert:

  • Picture: cho phép chèn hình ảnh trên máy bạn có
  • Clip art: sử dụng các hình vẽ có sẵn của powerpoint
  • Shape: cung cấp các hình cơ bản, bạn có thể kết hợp chúng lại để tạo ra hình mới
  • Chart: cho phép chèn biểu đồ vào slide. Khi chọn tính năng này, powerpoint tự động tạo ra 1 file excel, chứa 1 bảng dữ liệu nhỏ gồm các dòng và cột, bạn có thể thay đổi nội dung trong này. Thông qua đó, biểu đồ, số liệu sẽ tự động thay đổi theo.
  • Movie, Sound: nếu cần thêm âm thanh hoặc đoạn video, bạn chọn tính năng này và cần có file trên máy. Khi diễn thuyết, bạn nhớ đính kèm theo các video, âm thanh có sử dụng trong slide là được.

Hiệu ứng

Để nội dung slide thêm sinh động, bạn có thể tạo thêm các hiệu ứng chuyển động. Có 2 loại hiệu ứng, một cái dùng để chuyển slide, một cái dùng cho nội dung trên slide.

Gợi ý: chỉ thực hiện bước này khi toàn bộ nội dung đã soạn xong vì khá mất thời gian để chọn lựa cho phần này.

Hiệu ứng chuyển slide

Mặc định powerpoint không có hiệu ứng khi chuyển slide nên khá tẻ nhạt. Bạn chọn Animation và chọn một trong các hiệu ứng chuyển trang có sẵn.

Hiệu ứng cho nội dung trên slide

  • Click chọn nội dung nào bạn muốn tạo hiệu ứng
  • Chọn custom animation
  • Chọn add effects. Có khoảng 4 nhóm hiệu ứng Entrance (vào), Exit (ra), Motion Path (chuyển động theo một đường do bạn vẽ), Emphasis (hiệu ứng gây sự chú ý)

Bạn có thể tạo một hoặc nhiều hiệu ứng. Có thể bỏ bớt, có thể hiệu chỉnh.

  • Start: hiệu ứng chạy khi nào, On click (khi bạn click mới chạy), with previous (chạy cùng với hiệu ứng trước đó), After previous (chạy sau hiệu ứng trước)
  • Direction: hướng của hiệu ứng, Horizontal (phương ngang), Vertical (phương dọc)
  • Speed: tốc độ của hiệu ứng.

Gợi ý: bạn có thể chọn một lúc nhiều mục và thiết lập chung hiệu ứng.

Hi vọng bài viết sẽ giúp cho bạn tự tin trong việc làm slide thuyết trình. Nếu bạn có thắc mắc hoặc đóng góp gì, vui lòng để lại comment bên dưới nhé.

jumpie-adventure

Latest post
thumbnail thumbnail thumbnail thumbnail